Трудовая книжка: ее понятие и порядок оформления в 2019 году

Трудовая книжка есть у каждого официально трудоустроенного человека. Это важный документ, подтверждающий рабочий стаж человека в конкретных должностях. С помощью нее легко определить, где и сколько человек работал, а также по какой причине был уволен.

Приобрести такую книжку можно в любом магазине канцтоваров, а обязанность по ее заполнению возложена на работодателя. Я, как и все трудящиеся люди имею такую книжку. Она хранится в настоящий момент в организации, где я работаю. При каждой смене работы я контролирую правильность ее заполнения предыдущим работодателем. И я расскажу вам, как должна заполняться книжка, где она применяется, а также что делать, если она оказалась утерянной.

Внешний вид

В настоящее время действует 4 образца книжек, которые выпускались в Советском союзе еще с 1938 года. Последний актуальный ее образец был издан в 2004 году. В настоящее время выпуском этого документа занимается только Госзнак. Средняя стоимость книжки на сегодняшний день варьируется в пределах 180 рублей. Она имеет следующий внешний вид:

1. Обложка. Это титульная сторона документа, где прописано только название документа. Сейчас книжки выпускаются темно-синего цвета.
2. Первая страница. На ней указаны персональные сведения о владельце книжки. Здесь должны быть прописаны ФИО, образование, дата рождения владельца и дата оформления книжки, подпись лица, внесшего эти данные и печать первого работодателя. Все эти сведения должны быть указаны на основании предоставленных сотрудником документов.
3. Сведения о работе. Все остальные листы предусмотрены для оформления сведений о трудовой деятельности человека. Здесь указываются номер записи, дата ее внесения, информация о приеме сотрудника в штат компании, его дальнейшем переводе, либо увольнении и реквизиты документа, согласно которому было произведено данное действие.
4. Каждая книжка имеет свой идентификационный номер. Он указывается наверху документа.

Вся информация, внесенная в такой документ, должна заверяться печатью работодателя. Помимо самого действия указываются также и основания, послужившие для данного действия. Для каждого из них предусмотрена определенная статья Трудового Кодекса.

Порядок выдачи и хранения

Впервые книжка оформляется при первичном устройстве на работу. Некоторые работодатели покупают ее самостоятельно, а потом вычитают затраты на нее из зарплаты сотрудника. А некоторые сразу просят приходить с купленным документом. Приобрести его может каждый человек, так как он находится в свободном доступе для всех желающих.

В случае утери документа вам потребуется приобрести новый. Но предыдущий стаж вам придется подтверждать отдельным документом, на котором будут проставлены аналогичные отметки работодателями, как в первичном документе.

При трудоустройстве работник сдают свою книжку своему руководителю. Запись о приеме на работу должна быть сделана им в течение недели после приема ее на хранение. При увольнении делается соответствующая запись, и трудовой документ выдается сотруднику в его последний рабочий день. На протяжении всего рабочего периода организация обязана хранить эти рабочие документы своих сотрудников.

В момент получения своего трудового документа работник должен поставить подпись в специальный журнал работодателя о ее получении, чтобы впоследствии не возникало претензий к руководителю по ее утере.

Порядок заполнения

Многие предприниматели сталкиваются с тем, что не знают порядок и правила заполнения данного документа. Если внести запись некорректно, она будет считаться недействительной. Поэтому очень важно разобраться, как правильно оформляется этот документ и только тогда приступать к его заполнению:

1. Первый работодатель обязан заполнить первую страницу, куда вносится главная информация о владельце документа. Работодатель должен потребовать диплом, подтверждающий образование человека, а также его паспорт, чтобы правильно указать дату рождения. После этого важно указать должность человека, который заполнил документ, и поставить печать, подпись организации. Предприниматели обязаны заполнять эти документы сами, если у них нет бухгалтера. В организациях такие записи обычно ставят сотрудники отдела кадров или бухгалтерии.
2. При приеме человека на работу делается соответствующая запись на следующем свободном листе. Нельзя оставлять пропуски и свободные листы, чтобы не нарушалась последовательность трудоустройства. В такой записи нужно полностью расшифровать название компании и ее юридическую организационно-правовую форму. То есть ИП должен написать «Индивидуальный предприниматель Сидоров Иван Петрович», а далее в скобках надо указать сокращенное название (ИП). Далее указывается действие: «Принят на работу с указанием занимаемой должности». В качестве документа указываем реквизиты соответствующего приказа. Его дата создания должна совпадать с днем внесения записи.
3. При переводе человека в другую организацию, склад, цех об этом также делается пометка. В качестве документа должен быть указан приказ.
4. При увольнении указывается не только то, что человек уволен, но и по какой причине. Обязательно надо сослаться на Трудовое законодательство, так как просто так никто не имеет права увольнять людей. В качества оснований могут быть указаны: собственное желание сотрудника, сокращение штата, выход на пенсию и другие причины. Такая запись аналогичным образом подтверждается приказом, реквизиты которого указываются в книжке.

Кроме перечисленных сведений в книжке могут делаться записи о следующем:

• о повышении в должности, либо снятие с нее,
• об изменении вида трудового контракта,
• о поощрениях и наградах сотрудника,
• о взысканиях и наказаниях, послуживших увольнению работника.

Каждое из перечисленных действий также осуществляется на основании приказа, поэтому обязательно должны отражаться в трудовой книжке.

Например, в моей книжке есть запись, что я была переведена с должности бухгалтера на должность главного бухгалтера организации.

Каждый работодатель должен знать стандартные фразы, которые могут использоваться им при внесении записей:

• принят на должность,
• назначено награждение,
• работник уволен по конкретным причинам,
• сотруднику присвоена квалификация,
• переведен на другое место,
• сотруднику объявлен выговор.

Не допустимо использование сокращений и неизвестных аббревиатур. Разрешено писать только общепринятые сокращения. Также не должно быть грамматических ошибок и исправлений.

Все эти сведения могут сыграть большую роль при дальнейшем трудоустройстве человека. При плохой истории мало какой руководитель захочет принять к себе такого работника. И наоборот, человек, получивший награды и повысившийся по карьерной лестнице, будет иметь больше шансов на получение желаемой работы.

Более подробно об этом вы можете узнать из этого видео.

Исправления

Но если ошибка все-таки была допущена, есть 2 варианта ее исправления:

1. Зачеркнуть неправильно написанное слово или предложение и написать правильные данные ниже или выше.
2. Внести дополнительную запись ниже, которая будет аннулировать предыдущую ошибку.

Первый случай лучше всего использовать, когда есть необходимость зачеркнуть только одно или несколько слов. А второй вариант больше подходит, когда указано неверно целое предложение. Второй вариант осуществляется следующим способом:

1. Указываю правильные сведения.
2. Обязательно нумеруют эту запись и ставят дату.
3. Прописывают фразу, что запись под предыдущим номером надо понимать, как недействительную.
4. Указывают номер приказа, где отражаются правильные сведения.

Каждый ответственный человек за заполнение данного документа, должен знать эти правила и неукоснительно их соблюдать.

Совместительство

При совместительстве нескольких работ, книжка находится по основному месту трудоустройства. А сведения об остальных местах работы не вписываются в книжку. Но если сам владелец книжки желает, чтобы данная запись существовала, он должен:

1. Получить справку на том дополнительной работе, где указана дата его трудоустройства и занимаемая должность.
2. Написать заявление руководителю на основной работе с просьбой внести данную запись.
3. Предоставить работодателю заявление и справку.

Работодатель на основании полученных документов издает приказ. И только теперь ответственный за данные записи сотрудник имеет право внести данную запись.

Восстановление книжки

На практике называют данную процедуру получением дубликата. Он может быть выдан работнику:

• если ее потерял сам владелец книжки,
• если ее утерял работодатель,
• книжка пришла в негодность,
• при массовой утрате документов многими людьми.

В любой из этих ситуаций человек имеет право приобрести новую книжку или получить дубликат. Это выбор каждого. В настоящее время в России весь трудовой стаж человека напрямую отражается в Пенсионном Фонде, поэтому на начислении пенсии утеря трудовой книжки влиять не будет. Она необходима только самому сотруднику, чтобы предъявлять ее при трудоустройстве к другому работодателю.

При потере книжки человек должен обратиться для получения дубликата в организацию, где он работал ранее. Обязанность по выдаче дубликата установлена трудовым законодательством в срок 15 дней. Обязательно ставится подпись, что данный документ является дубликатом.

Для отражения сведений, которые были указаны в предыдущем документе, владелец книжки должен представить их документальное подтверждение. Предыдущий работодатель может внести самостоятельно только те сведения, которые сохранились у него о вашей трудовой деятельности в этой компании.

Если вы работали еще в других организациях, вам придется запросить у них справки, подтверждающие факт трудоустройства, увольнения и других событий, с указанием реквизитов приказов об этом.

Без предоставления документальных доказательств работодатель не имеет права вносить иные сведения в книжку.

Выписка из книжки

В связи с тем, что книжка всегда должна храниться у работодателя, сотрудник не может предоставлять ее оригинал в различные органы. Единственным исключением из этого является Соцстрах. Если им потребуется оригинал книжки, то работодатель обязан будет ее выдать сотруднику. Во всех остальных случаях делается выписка из документа или его копия.

Форма выписки должна отражать следующую информацию:

1. Реквизиты организации, которая выдает данный документ.
2. Название документа.
3. Персональные данные сотрудника, который просит данную выписку. Здесь должны отражаться сведения с первой страницы книжки, а также должность, в которой он работает.
4. Сведения о человеке, заполняющем данный документ. Обязательно указывается его должность и ФИО.
5. Затем составляется табличная форма, аналогичная той, что находится в трудовой книжке. Туда вносятся все сведения из книжки с соблюдением хронологического порядка.
6. Указывается, что выписка верна. Все это заверяется подписью должностного лица, датой создания выписки и печатью организации.

В настоящее время вместо выписки делают копию книжки и заверяют ее печатью организации. Помимо этого ответственный сотрудник за предоставление копии ставит свою подпись и пишет, что копия верна на каждом листе. В том месте книжки, где человек был последний раз трудоустроен, делается запись на копии о том, что он работает по настоящее время. И ставится дата.

Такая копия книжки может пригодиться во многих случаях:

• для оформления кредита,
• для оформления субсидий и различных льгот,
• при трудоустройстве на дополнительную работу,
• в судебные инстанции,
• в ПФР,
• для оформления загранпаспорта,
• во многих других случаях.

На основании книжки и записей, сделанных в ней, другие организации могут сделать определенные выводы о человеке, необходимые для принятия определенных решений. Поэтому очень важно знать порядок и правила заполнения книжки не только самим работодателям, но и каждому человеку, имеющему этот документ.

(Пока оценок нет)

Загрузка...