Какие справки должны выдать при увольнении работника

При увольнении недостаточно выдать сотруднику только трудовую книжку. Важно ознакомить его с приказом о расторжении трудового договора и предоставить полный пакет документов, необходимый для дальнейшего трудоустройства. Какие выдаются обязательные справки при увольнении с работы в 2019 году?

Нормативные требования

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса РФ, одним из важнейших этапов увольнения является выдача документов. Устанавливается обязательный пакет документов, а дополнительные справки выдаются по письменному заявлению сотрудника. Вопросы выдачи документов при увольнении регулируются следующими нормативными актами:

• ФЗ № 255 «Об обязательном страховании»,

• п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ,

• ФЗ № 27 об индивидуальном учете в системе ОПС.

Важно предоставить работнику все документы до увольнения, так как в противном случае придется выдавать их после этого по заявлению. Если этого не сделать, возможно административное взыскание с применением штрафов.

Документы при увольнении в 2019 году

Какие справки выдаются при увольнении работодателями? Большинство документов готовится заранее ко дню увольнения. Если сотрудник запрашивает дополнительные справки, на это отводится 3 рабочих дня. Это следует учесть, чтобы все получить в один день. Обязательно предоставляются следующие справки:

• трудовая книжка,

• медицинская книжка, если она предоставлялась при трудоустройстве,

• справка о доходах и других выплатах в текущем году, а также за 2 предыдущих,

• сертификаты о дополнительном образовании, предоставленные при содействии работодателя,

• расчетный листок, в котором указывается начисленная заработная плата за последний месяц,

• форма СЗВ-СТАЖ с указанием страхового стажа увольняемого лица,

• форма СЗВ-М с данными о застрахованном лице,

• расчетный листок о заработной плате.

Некоторые документы работодатель не обязан выдавать даже при желании работника. К ним относятся рекомендательные письма и характеристика. Они предоставляются по желанию работодателя. В обязательном порядке их выдача допускается только по запросу из правоохранительных органов или суда.

Дополнительно по запросу работника может предоставляться следующее:

• 2-НДФЛ,

• копия трудового договора, если свой экземпляр был утерян работником,

• справка о заработной платы за 3 последних месяцах для предоставления на биржу труда,

• копии документов из личного дела,

• справки о периоде работы на предприятии,

• копии приказов о приеме на работу и увольнении, а также переводах на другие должности.

Предоставление трудовой книжки

Документ выдает работодатель в последний день, когда работник должен выйти на работу. В ней должны быть записи о приеме на работу и увольнении в соответствии с официальными датами. В соответствующих графах должна быть подпись ответственного сотрудника из отдела кадров. Записи заверяются печатью организации, если она используется в работе.

Предоставление справки о времени работы

Основные сведения о занимаемой должности, дате приема и увольнения содержатся в трудовой книжке. Ответственными за ее ведение являются сотрудники отдела персонала или кадров. Заполнение осуществляется вручную, а это может привести к сложности с прочтением внесенных сведений. Некоторые записи могут вызывать сомнение, хотя внесены в точном соответствии с трудовым законодательством.

Чтобы избежать проблем при дальнейшем трудоустройстве сотрудник может запросить справку по месту работы при увольнении. Она должна подтвердить факт выполнения должностных обязанностей в определенный период времени. Указывается специальность и смена должностей, если она имела место.

Если гражданин устроился на работу в качестве младшего персонала и постепенно повышался до специалиста, это отражается соответственными записями.

В конце документа обязательно проставляется подпись руководителя или лица, заменяющего его. Также необходима печать организации. Кроме того, документ обязательно выполняется на фирменном бланке организации.

Возврат медицинской книжки

Работодатель ее выдает, если документ требовался для осуществления трудовой деятельности. Она может потребоваться для трудоустройства по новому месту работы. Помимо административной ответственности за несвоевременную выдачу документов, сотрудник может подать иск в суд о возмещении материального ущерба.

Если медицинская книжка необходима в профессиональной деятельности, он может доказать, что это привело к невозможности трудоустроиться.

Справка о средней заработной плате

Она требуется для расчета пособий и предоставления будущему работодателю. Справка используется для расчета декретных выплат, больничного и пособия по уходу за ребенком. Документ выдается в день увольнения. Если обращается бывший сотрудник, документ выдается максимум через 3 рабочих дня после подачи заявления. В нем указываются следующие данные:

• об организации и работнике,

• о выплатах работнику, на которые начислялись социальные взносы на год выдачи и 2 предыдущих,

• количество исключенных из расчета дней – отпуска по уходу за ребенком, дней болезни и декретного отпуска.

Также выдается справка о доходе за последние 3 месяца, чтобы увольняющийся сотрудник могут встать на биржу труда. Работодатель должен предоставить ее в течение 3 дней после поступления заявления, иначе применяются меры административного взыскания со стороны трудовой инспекции.

Выдача справки в связи с нетрудоспособностью

По заявлению предоставляется справка 182н, которая содержит информацию о периодах временной нетрудоспособности, включая время ухода за ребенком. Она требуется для расчета пособий, так как он осуществляется на основе среднего заработка, подтверждаемого документально.

Учитывается доход за текущий и предыдущие 2 года. Могут учитываться только те выплаты, с которых производились в начисления в ФСС.

Обязанность по начислению и выплате пособий ложится на работодателя. Если сотрудник работает менее 2 лет, справка для расчета больничного берется с предыдущего места работы. Для этого необходимо принять заявление и подготовить документ в течение 3 рабочих дней, но в большинстве случаев документ выдается в день обращения.

Выдача документов персонифицированного учета

Это справки СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ. Они предоставляются при назначении пенсионных выплат. Работник может запросить данные документы в любой момент во время работы в компании или перед увольнением. Это позволяет убедиться, что данные о персональном учете передаются в Пенсионный фонд. По запросу работника они представляются в течение 5 рабочих дней, при увольнении – в последнюю рабочую смену.

Отчеты СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М могут формироваться только на того работника, который подают документы. Остальных сотрудников в справку включать запрещается. В форме СЗВ-СТАЖ отражаются периоды с начала года по дату запроса сведений.

Работодатель должен получить подтверждение о том, что работник получил персонифицированные данные. Для этого сотрудник может проставить подпись на экземпляре работодателя или расписаться в журнале выдачи сведений.

Выдача справки по форме 2-НДФЛ

Как и другие обязательные документы, справка 2 НДФЛ предоставляется в день уведомления. Она предоставляется во всех случаях, когда с дохода удерживался налог. Ее лучше выдать сразу за текущий год и два предыдущих, чтобы в дальнейшем сотруднику не пришлось обращаться повторно.

Расчетный лист

В нем конкретизируются составные части заработной платы. Здесь указывается как общая сумма выплаты, так и размер удержаний с указанием основания. Он предоставляется ежемесячно при начислении заработной платы. При увольнении он также предоставляется в последний день выхода на работу.

Не существует стандартной формы данного документа. Любая компания может взять готовый образец или разработать бланк самостоятельно. Важно, чтобы выбранная форма была утверждена отдельным приказом. Только в этом случае справка считается действительной. Она должна содержать полное имя работника, начисленные суммы, период выплат, а также итоговую сумму к выплате.

Внимание! Если работодатель не выдает расчетный лист, устанавливаются штрафные санкции. Индивидуальному предпринимателю придется заплатить до 5000 рублей, за компании до 50000 рублей.

Расчетный лист предоставляется в виде электронного или бумажного документа. Если данная справка при увольнении выдается в бумажном варианте, сотрудник должен расписаться на отрывной части бланка или в отдельном журнале учета выдачи документов. Инспектор из трудовой инспекции может затребовать данные о выдаче во время проверки.

Когда выдаются справки?

В большинстве случаев справки предоставляются при увольнении сотрудника. Как правило, это происходит через 2 недели после написания заявления об уходе. Документы для службы занятости и дальнейшего трудоустройства могут готовиться по мере необходимости. Их можно подготовить в тот же день. Для этого работнику важно заранее подать документы в отдел кадров или бухгалтерию в зависимости от вида справок.

Если речь идет об обязательных справках, их выдача фиксируется документально. Когда документы выдаются по запросу сотрудника, фиксация необязательна, так как он может обращаться бесчисленное количество раз по мере необходимости.

Ответственность за задержку выдачи

Невыдача или несвоевременная выдача документов увольняющемуся сотруднику является серьезным нарушением законодательства. Административная ответственность выражается в наложении штрафных санкций:

• для должностных лиц и предпринимателей от 1000 до 5000 рублей,

• для организаций от 30000 до 50000 рублей.

Согласно чт. 2 ст. 5. 27 КоАП РФ дополнительные штрафы предусмотрены в случае повторного нарушения:

• 10000-20000 рублей для ИП и должностных лиц,

• 50000-70000 рублей для юридических лиц.

Также допускается дисквалификация должностных лиц по решению суда сроком от 1 до 3 лет.

Таким образом, расчет при увольнении и выдача справок осуществляется в один день. Устанавливаются обязательные справки. Но если работнику нужны дополнительные документы, важно заранее написать заявление.

Видео:

(Пока оценок нет)

Загрузка...