Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция

Обязанность по оформлению и ведению трудовой книжки закреплена за работодателем. Документ служит подтверждением общего и специального стажа для расчета пенсионных выплат. Какие сведения отражаются в трудовой книжке, где она хранится, как вносятся изменения в документ, какие особенности существуют в отношении занятости в ИП, подробно в этом материале.

Структура и содержание трудовой книжки

Понятие трудовой книжки содержится в ст. 66 ТК РФ. Документ оформляется один раз и в него вносятся записи на протяжении всей жизни работника. Ведется формуляр только сотрудниками кадровой службы или ответственными лицами при отсутствии такого отдела – индивидуальным предпринимателем или руководителем организации.

О внесенных записях и открытии трудовой книжки обязательно извещается работник. Фиксируется это проставлением его подписи в документе.

Оформление документа осуществляется на бланке строгой отчетности. Если пустые поля в трудовой книжке закончились, то прикладывается вкладыш по той же форме. В трудовой книжке фиксируются сведения:

• На корочке прописываются документы, на основании которых вносятся изменения в личные данные сотрудника. При смене фамилии это может быть свидетельство о браке и удостоверение личности. Если персональные данные в течение всего срока исполнения трудовых обязанностей не меняются, то эта сторона остается незаполненной.
• На титульном листе фиксируется полное Ф. И. О. гражданина, дата рождения, профессия, информация об образовании. Записи заверяются синей печатью организации, оформившей первично документ. При утере или повреждении трудовой книжки – по текущему месту работы.

Заполненный титульный лист трудовой

• Сведения о трудовой занятости, включая даты приема и увольнений с указанием приказов, на основании которых внесены записи. Информация о переводах на другую должность или место деятельности. Правовое основание для внесения записи — ссылка на статью Трудового кодекса РФ при прекращении отношений с работодателем. К примеру, ст.77 ТК РФ «Увольнение по собственному желанию». Записи обязательно сопровождаются датами в формате ХХ. ХХ. ХХХХ. Каждому заполненному полю соответствует порядковый номер, делают заверение синей печатью организации или ИП, с которыми заключен договор, и подписью руководителя либо ответственного работника кадрового отдела.

• Дополнительно указываются даты и номера приказов о поощрениях или назначенных награждениях.

Как хранятся трудовые книжки и бланки для них

Трудовые книжки печатаются на специальных бланках утвержденного образца.

Приобрести формуляр Госзнака можно в канцелярских магазинах или Союзпечати.

На предприятии в отношении хранения документов строгой отчетности на работников устанавливаются следующие требования:

• ответственность за содержание и обеспечения сохранности трудовых книжек лежит на работодателе,
• находится формуляры должны в несгораемом шкафу,
• доступ к бланкам получают только ответственные лица, которым передается ключ от шкафа,
• каждая выемка документов осуществляется при внесении соответствующей записи в журнал строгой отчетности с указанием даты и Ф. И. О. сотрудника.

Правила учета трудовых книжек и их хранения детально прописаны в Постановлении Правительства №225.

Оформление и выдача документа

Выдача формуляра и его первичное оформление, а также ведение трудовых книжек осуществляется для сотрудников следующих категорий:

• при заключении трудового договора на постоянную занятость,
• при принятии в штат на временной основе,
• при выполнении сезонных работ, если место трудовой занятости является основным,
• при принятии работника на работу по договору на оказание услуг, если осуществляются отчисления в социальные фонды,
• при заключении договора на внутреннее совместительство, при внешнем – работы в других организациях ИП оформление и хранение трудовой книжки не предусмотрено.

Порядок учета трудовых книжек

Если работник ранее был трудоустроен официально, то он должен предоставить по новому месту занятости документ о стаже на хранение в кадровый отдел.

При принятии формуляра кадровый работник проверяет формуляр на подлинность, сверяет личные данные, вносит запись с указанием даты и номера приказа о принятии на работу, проставляет печать принявшей сотрудника организации.

В случае утери документа по новому месту работы кадровый отдел обязан завести вторую трудовую книжку.

Ведет реестр трудовых книжек отдел кадров при заполнении журнала. При передаче документов на предприятие проставляется дата и подпись ответственного лица в принятии формуляра на хранение в кадровый отдел предприятия.

Зачем оформлять трудовую книжку

Основным назначением трудовой книжки является подтверждение общего и специального стажа для получения пенсионных отчислений. Также сведения, указанные в документе, анализируются при принятии на новую должность или при назначении для выполнения трудовых обязанностей на определенном месте занятости.

Полезно знать: такое подтверждение квалификации и стажа необходимо для определенной специальности для получения статуса судьи, адвоката, инженеров, руководителя отдела и др.

Оформление трудовой книжки: правила и сроки

При принятии на работу по трудовому контракту впервые обязанность по оформлению документа лежит на организации или ИП, с которым заключен договор.

Если бланк строгой отчетности был утерян или испорчен, то нужно завести также новую трудовую книжку. Сделать книжку нужно в первый день, куда вносятся сведения с приказом о назначении на должность. Выдать документ сотруднику нужно в последний день его работы.

Копии трудовых книжек

Выдача трудовой книжки работнику осуществляется в день прекращения трудового договора. Согласно последних поправок возможно предоставление документа на временной основе не более 3 дней для урегулирования формальностей в Пенсионном фонде РФ. С работника запрашивается расписка с обязательством вернуть документ в течение указанного срока.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем

В иных ситуациях возможна только выдача заверенной кадровым отделом копии трудовой книжки для предоставления в различные инстанции: суд, налоговую службу, при совместительстве и др. Выписку выдают на основании заявления работника.

Основания для записей

Заполнение трудовой книжки осуществляется на основании документов:

• титульный лист со сведениями об образовании – на основании диплома или иных документов об окончании учебного заведения,
• свидетельство о браке и паспорт гражданина РФ – при изменении личных данных работника,
• приказы о назначении на должность, переводе, увольнении, назначении поощрения или награды, при обнаружении помарки при заполнении бланка строгой отчетности.

Грамматические нюансы

Любые изменения в трудовую книжку вносятся при зачеркивании и внесении правильных сведений с заверением печатью предприятия и подписью ответственного сотрудника кадрового отдела.

Рядом следует внести правильную информацию, если она касается даже технических моментов, как неправильная нумерация записей в трудовой книжке либо ошибки в Ф. И. О. работника, наименовании специальности.  

Внесение исправлений и коррекция ошибок в документе

Поправки в трудовую книжку вносятся кадровым работником или руководителем предприятия. Существуют общие правила:

• производится зачеркивание сведений одной горизонтальной линией,
• вносится верная информация,
• проставляется синяя печать организации и подпись ответственного лица.

Отражение трудовой деятельности руководящих сотрудников

Пример записи в трудовой книжке директора

Сведения о трудоустройстве руководящего состава компании вносятся кадровым отделом, при его отсутствии – самим директором или индивидуальным предпринимателем.

Выдача трудовой книжки после увольнения работника

При увольнении сотрудника выносится соответствующий приказ Сведения о нем вносятся в трудовую книжку, запись заверяется печатью организации и печатью Документ выдается в последний день работы.

При отказе сотрудника в получении трудовой книжки, составляется соответствующий акт, работнику направляется уведомление о возможности получения трудовой книжки почтой.

Если в этот момент специалист занят в удаленном офисе, находится в командировке или не имеет возможности прибыть в кадровый отдел, ему направляется извещение о необходимости явки на предприятие для получения трудовой книжки. Как вариант, представляется возможность дать согласие на отправку трудовой книжки Почтой России.

Если работодатель – индивидуальный предприниматель

Трудовая книжка заводится независимо от того, в каком статусе находится работодатель – организации или ИП. Правила ведения записей в бланке строгой отчетности не зависит от формы создания предприятия.

На сотрудников индивидуальное предприятие также обязано делать отчисления в социальные фонды, в связи с этим страховые выплаты идут на формирование пенсии. Документ предоставляется для подтверждения стажа в ПФ РФ.

Законодательная база

Правила выдачи и ведения трудовых книжек, их хранения закреплены в нормативной базе, действующей в 2018 году:

• Трудовой кодекс РФ,
• Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003,
• Постановление Минтруда №656-6-0 от 18.03.2008,
• ст. 5.27 КоАП РФ.

(Пока оценок нет)

Загрузка...