Правила оформления больничного листа: заполнение лечащим врачом и работодателем

В прошлом отчетном месяце я столкнулась с ситуацией, когда больничный лист одного из наших сотрудников не приняли в организации ФСС по причине некорректности его заполнения. Это повлекло за собой определенные проблемы.

Положенную сумму компенсации по временной нетрудоспособности пришлось полностью оплачивать нашим директором, а на сотрудника бухгалтерского отдела был возложен штраф. Данной статьей я хочу защитить вас от подобной ситуации. Готова дать четкую информацию по вопросам:

• Как правильно оформляется больничный лист медиками и работодателем,
• На что нужно обратить внимание в первую очередь,
• Какие дополнительные важные моменты существуют.

Основная информация

Прежде чем описать основные правила оформления документа, стоит отметить некоторые общие моменты:

• На территории РФ в 2011 году был принят единый бланк официального листа временной нетрудоспособности,
• Как у любого современного официального документа, здесь присутствует несколько уровней защиты от возможности сделать копии или подделки.

Согласно установленной законодательством форме больничного листа, подразумевается, что заполнение документа осуществляется исключительно двумя основными организациями – мед/учреждением и компанией-работодателем.

Человек, на которого оформляется документ, не должен вносить в бумагу никакой информации. Основной задачей работника, столкнувшегося с временной нетрудоспособностью, является получение уже заполненного медиками документа и передача его в компанию, где он работает или работал.

Бухгалтера вносят в бумагу требуемые по законодательству сведения. Грамотно заполненный готовый документ пересылается в ФСС. Фонд, после проверки всех внесенных данных, организует перечисление положенного пособия в компанию. Руководитель перечисляет сумму компенсации своему работнику.

Внешний вид документа

В листе обязательно прописывается каждая дата, когда больной посещал врача с целью продления времени нетрудоспособности.

Если в стандартной форме больничного в подобных графах совсем не остается места, если сотрудник, в свою очередь, не может пока приступить к трудовым функциям, врач должен оформить дополнительный бланк. По окончании лечения на руки пациенту будет выдан самый последний лист, где прописаны самые важные даты – открытие периода нетрудоспособности и число, когда человек может вернуться на рабочее место.

Практически все положенные сведения в документ вносятся при помощи специальных кодовых комбинаций, которые потом считываются в автоматическом режиме. Именно по этой причине так важна грамотность и аккуратность заполнения всех строк и граф.

При наличии недочетов устройство не сможет полноценно обработать внесенную информацию. Используемые коды состоят из 2-3 цифр. Их подробная расшифровка отражена на обратной стороне документа.

На главной стороне официального больничного листа присутствует три главные части:

1. Первая заполняется лечащим врачом или сотрудником регистратуры в поликлинике, где проходилось лечение.
2. Вторая оформляется работодателем.
3. Третья часть – это отрывная часть бланка. Она заполняется сотрудниками мед/учреждения для особой внутренней отчетности самой больницы.

Каждая часть должна быть заполнена со всеми установленными правилами. В противном случае ФСС не признает документ действительным.

Правила заполнения документа врачом

Основной раздел больничного листа и и его графы заполняются медиком в следующем порядке:

1. В верхней части рядом со штрих-кодом прописывается – первичный это документ или дубликат.
2. Точное название поликлиники и ее адрес.
3. Число выдачи листа нетрудоспособности и ОГРН больницы.
4. Сведения относительно ухода, если человек не болел сам, но ухаживал за членом своей семьи. Здесь прописывается ФИО родственника, его возраст и уровень родства.
5. Информация о пациенте – прописывается, если больничный оформляется по причине болезни самого сотрудника предприятия. Пишутся ФИО человека, число рождения, пол, СНИЛС, ИНН, причина временной нетрудоспособности, должность и место работы.
6. В графе «Освобождение от работы» обозначаются даты начала и окончания периода больничного.
7. Если время лечения продлевается, в строке «Иное» проставляется специальный код и далее прописывается номер следующего больничного.

В нижней части документа ставится официальная подпись врача и печать поликлиники. Особых требований к печати нет, она может быть любой формы, иметь или не иметь надпись «для листков нетрудоспособности».

Главным условием является идеальное, легко читаемое наименование медицинского учреждения.

Заполнение отрывной части

Лечащий врач одновременной с первой основной частью заполняет также и отрывной корешок. Здесь указывается выжимка информации из выше заполненных разделов. Добавляется только индивидуальный порядок номер истории болезни, число выдачи документа и подпись.

Порядок заполнения работодателем

По той причине, что за выплату положенного пособия по возникшей временной нетрудоспособности отвечает работодатель, предназначенная для него часть стандартного больничного листа, заполняется именно им и не менее правильно и внимательно. Сразу стоит отметить, что в предназначенной для него части бланка работодатель может вносить определенные коррективы. При этом править сведения, ранее внесенные лечащим врачом, категорически запрещено.

Если была обнаружена ошибка во «врачебной» части, лист нужно вернуть для замены, иначе его не рассмотрят в ФСС.

Прежде чем заполнить свою часть документа, руководитель должен проверить следующие данные:

• Основания для нетрудоспособности,
• Время пребывания на больничном.

Если болел сам работник, время нетрудоспособности составляет – от 3 дней до 30. Если нужно больше времени, к документу о нетрудоспособности прилагается специальное заключение врачебной официальной комиссии. Если осуществлялся уход за ребенком или за больным родственником – до 15 суток. На больничный, связанный с родами, предоставляется 140 дней, но период может быть продлен при наличии осложнений.

После тщательной проверки данной части сведений, руководитель или сотрудники бухгалтерии от лица компании, прописывают в документе следующие данные:

1. Информация о компании и предприятии.
2. Вид работы сотрудника – основной или по официальному совместительству.
3. Прописывается регистрационный номер, что был выдан в ФСС и специальный код подчиненности.
4. ИНН и СНИЛС работника.
5. Рассчитывается общий стаж. Здесь заполняются все положенные по форме поля. Если стаж у человека меньше 30 полных отчетных дней, в остальных ячейках нужно проставлять нули. Если у работника есть особый не страховой стаж, например, армия, работа в полиции или в пожарной организации, данный фактор прописывается в документе по нетрудоспособности. В иных ситуациях ставятся нули.
6. Специальная графа Н-1 заполняется только в том случае, если человек получил производственную травму.
7. Точное число официального выхода на рабочее место. Речь идет о начале работы в ситуации, когда был аннулирован трудовой договор.
8. Прописывается информация о получаемой з/п сотрудника. Подобные сведения получаются в отделе бухгалтерии, а прописываются без учета положенного НДФЛ. В этой же части фиксируются данные из бухгалтерии рассчитанный общий средний и среднедневной получаемый заработок, а также сумма положенного правильно рассчитанного пособия в двух частях. Первая оплачивается самими работодателем, вторая часть погашается средствами из ФСС.
9. Ставятся стандартные печати и официальные подписи. Стандартный лист по нетрудоспособности подписывается директором компании и главным бухгалтером. Обязательность полностью прописываются их фамилии и инициалы.

Подготавливая лист по нетрудоспособности для последующей оплаты, сотрудник бухгалтерского отдела должен подготовить специальную выписку для передачи ее в ФСС. Это особый документ, в котором отражена информация, требуемая для перечисления положенного по закону пособия. Речь идет о таких важных сведениях, как:

• Стаж сотрудника,
• Размер среднедневного и общего среднемесячного заработка,
• Официальный оклад и разные дополнительные надбавки,
• Принятый на предприятии рабочий временной табель.

Если работник заключил положенное трудовое соглашение, и срок его не выше 6 месяцев, в листе ставится отметка – 46. В подобной ситуации человеку будет выплачено пособие не больше, чем за 75 дней работы.

Если в процессе заполнения данной части документа обнаруживается ошибка, ее можно успешно исправить. Документ без проблем принимается в ФСС при наличии не более двух исправлений.

Самые распространенные ошибки

Чтобы документ был принят в ФСС, чтобы положенное пособие было выплачено, важно обратить пристальное внимание на определенные ошибки, наличие которых так важно предотвратить:

• Печать закрывает информацию, прописываемую в строках и графах,
• Помятый лист бумаги больничного,
• Продление листа без проведения врачебной комиссии,
• Отсутствие реквизитов, заверенных руководителем и председателем медицинской комиссии,
• Полное отсутствие подписей и печатей.

Если в документе не будет перечисленных выше ошибок, документ без проблем будет принят в ФСС, а больной или ухаживающий человек получит положенную сумму компенсацию.

Подводя итоги

Чтобы фонд современного страхования принял больничный к оплате, бланк должен быть заполнен максимально корректно. Лечащий врач и бухгалтер должны четко придерживаться правил заполнения документа.

При возникновении вопросов, связанных с заполнением граф и ячеек, должностное лицо может обратиться за пояснениями к официальным нормативным и правовым актам. При необходимости можно даже обратиться к сотрудникам самого фонда. Они дают устные или письменные рекомендации по правильному заполнению больничного.

(Пока оценок нет)

Загрузка...